Permanence téléphonique professionnelle spécialiste des secteurs médical et juridique
Foire aux questions
Retrouvez ici la réponse à l’ensemble de vos questions sur notre service. Vous ne trouvez pas votre réponse ? Contactez-nous !
Souscription - Création de votre ligne
- Qu'est-ce qu'une permanence téléphonique ?
Une permanence téléphonique est un service externalisé qui vous permet de mieux gérer votre ligne professionnel, par la réception des appels, la prise de messages, la prise de rendez-vous, la transfert d’appels vers le bon interlocuteur et le filtrage des appels indésirables.
- Dans quel secteur d'activité intervenez-vous ?
Nous intervenons au soutien de l’ensemble des professionnels et professions libérales, tous secteurs d’activité confondus. Nous avons une spécialisation pour le secteur juridique (avocats, notaires) et le secteur médical (médecins généralistes, maisons médicales, regroupements de professionnels, …) mais intervenons également pour des entreprises du secteur privé qui souhaitent externaliser ou renforcer leur accueil téléphonique.
- Combien de temps prend la souscription ?
Nous assurons un service continu et fiable pour notre clientèle et savons que le recours à un télésecrétariat est souvent urgent. Votre ligne est généralement active sous 24 à 48h afin de nous permettre de démarrer notre mission dans les meilleurs délais.
- Comment mettre en place le service ?
La mise en place du service est rapide pour un début de mission réactif. Après une première prise de contact, le contrat de prestation vous est adressé en signature électronique. Une fiche récapitulative de vos instructions vous est fournie afin de pouvoir traiter vos appels de manière précise et personnalisée.
En parallèle, votre ligne télésecrétariat (SDA) est réservée et vous est communiquée. Vous pouvez alors commencer à utiliser notre service en effectuant un transfert d’appel vers cette ligne. Si vous souhaitez utiliser votre secrétariat à temps complet, vous pouvez également annoncer votre numéro de ligne sur vos supports de communication.
- Y a t'il un engagement ?
Notre service est sans engagement. Il repose uniquement sur la confiance et la satisfaction de notre clientèle. Cela vous permet de tester notre service sans contrainte et de vous faire votre propre idée !
- Comment vous transmettre mes consignes ?
Lors de la mise en place de votre ligne, nous vous transmettons un questionnaire type nous permettant de connaître vos instructions sur l’ensemble des situations pouvant se présenter. Nous faisons le point avec vous si nécessaire afin d’optimiser ces instructions ou répondre à vos questions. De cette manière, vous bénéficiez d’un service 100% personnalisé et adapté à vos besoins.
Utilisation du service
- Dois-je vous prévenir dès que j'active votre service ?
Absolument pas ! Notre équipe se tient prête à traiter vos appels dès l’activation de votre service. Vous pouvez activer le télésecrétariat à temps plein, pendant vos réunions, lors de certains rendez-vous ou pendant vos congés, à votre convenance.
- Qui répond à mes appels ?
Notre permanence est composée de plusieurs secrétaires spécialisées dans votre secteur (y compris le secteur médical et les professions juridiques). Afin de garantir un excellent niveau de qualité, votre ligne est suivi par la même secrétaire, éventuellement secondée par le même renfort. De cette manière, chaque appel fait l’objet d’un traitement optimal, par une personne qui connaît votre clientèle, votre fonctionnement et les dossiers en cours.
- Que se passe-t-il en dehors des horaires d'ouverture ?
Nous programmons une annonce téléphonique déclenchée en dehors des horaires d’ouverture. La plupart de nos clients souhaitent y indiquer les horaires d’ouverture du secrétariat ainsi qu’une ligne à contacter en cas d’urgence. Si vous le souhaitez, vous pouvez également désactiver notre service en dehors des horaires d’ouverture et le réactiver le lendemain.
- Comment suis-je averti des appels ?
Nous vous avertissons de chaque appel conformément à vos instructions. Nous pouvons vous adresser un email récapitulatif avec l’identité et les coordonnées de l’appelant, ainsi que le message qui nous a été laissé. Nous pouvons également vous transférer les appels les plus importants en fonction de vos priorités.