Permanence téléphonique professionnelle spécialiste des secteurs médical et juridique
Permanence téléphonique pour votre cabinet d'avocats
Fini les appels manqués à rappeler en fin de journée. Ne passez plus à côté de nouveaux dossiers et proposez à votre clientèle un véritable accueil téléphonique et un traitement efficace des demandes.
Une permanence téléphonique professionnelle adaptée à tous les types de cabinets d'avocats
Notre permanence accompagne de nombreux acteurs du secteur juridique : avocats, notaires, agences de recouvrement… Nous proposons un service adapté à l’ensemble des structures, qu’il s’agisse de cabinets individuels d’avocats ou de structures collectives (SELARL, structures de moyens…).
Nous intervenons à temps plein pour recevoir l’ensemble de vos appels ou en renfort de votre secrétariat pour réceptionner les appels restés sans réponse lors d’un pic d’activité. Nous sommes particulièrement formés au respect du secret professionnel absolu incombant à la profession d’avocat.
Spécialistes du secteur juridique
Nous accompagnons les avocats pour la réception de leurs appels téléphoniques avec une large connaissance du secteur juridique et judiciaire.
Garantie de confidentialité
Nous intervenons dans le strict respect du secret professionnel absolu incombant à votre profession, et sommes particulièrement formés à ces notions.
Une réponse en quelques secondes
Nous prenons en charge les appels en quelques secondes, ce qui renforce la satisfaction client et augmente le nombre de rendez-vous fixés.
Qu'est-ce qu'un télésecrétariat peut apporter à mon cabinet d'avocat ?
Le télésecrétariat pour les avocats apporte de nombreux avantages à votre cabinet et renforcer la productivité de vos journées :
- Réponse aux appels de vos clients et confrères en quelques secondes, pour fixer un rendez-vous, prendre un message et vous transférer les appels les plus importants, dans le respect des instructions que vous nous donnez.
- Prise des rendez-vous sur votre agenda habituel (ou sur un agenda fourni par nous) pour ne plus rater de nouveaux clients.
- Aucun engagement : Nos clients continuent d’avoir recours à notre service parce qu’ils en sont satisfaits !
- Pas de congés payés, de charges sociales ou de formalisme lié à une relation de travail : Nous intervenons en tant que prestataire de service.
NOS SOLUTIONS
Gestion des appels du cabinet d'avocat
Nous vous aidons à fixer nos instructions en fonction du type d’appelant (client, juridiction, permanence, confrère, commissaire de justice…) et du motif de la demande (nouveau rendez-vous, rendez-vous de suivi, garde à vue en cours, confrère adverse…).
Environ 85% des appels habituels d’un cabinet d’avocat peuvent être gérés par une permanence téléphonique et vous font gagner un temps extrêmement précieux dans votre journée.
Prise de rendez-vous pour vous et vos collaborateurs
Dans le respect de vos consignes, nous fixons les rendez-vous sollicités par les nouveaux clients (ou clients habituels) de votre cabinet d’avocat. Nous accordons une attention très particulière à la prise de message et à l’indication du motif du rendez-vous afin de vous éviter toute surprise.
En cas de doute, nous agissons toujours dans l’hypothèse la plus favorable à votre cabinet dans le cadre de l’acquisition de clientèle et vous interrogeons de manière transparente sur la conduite à tenir.
Réduisez le nombre de "no show" grâce à des SMS de rappel
Il arrive que vos clients manquent leur rendez-vous ? Nous vous proposons de mettre en place des rappels automatiques des rendez-vous par SMS afin de vous assurer que ces derniers ne ratent pas l’heure du rendez-vous.
Filtrage des appels et gain de temps au quotidien
Vous recevez chaque jour de très nombreux appels sur votre téléphone ? Notre solution vous permet de vous concentrer sur votre activité et de laisser la gestion de votre ligne téléphonique à un professionnel spécifiquement formé pour votre activité.
Retour d'expérience : L'exemple de Christophe, Avocat à Paris
L’exemple ci-dessous est celui d’un client que nous appellerons par soucis d’anonymat, Christophe, qui a eu recours à notre service de permanence téléphonique pour les cabinets d’avocats.
Ayant une activité en droit pénal, donc principalement plaidante, Christophe devait jongler entre des audiences à rallonge, des appels garde à vue, de nouveaux clients qui souhaitaient un premier rendez-vous, d’anciens clients qui souhaitaient savoir s’il avait bien reçu les documents envoyés quelques heures plus tôt…
L’ensemble de ces appels ne pouvaient nécessairement pas être traités par lui au fil de sa journée. Il passait donc un temps incalculable à jongler entre les SMS « je suis en audience », les tentatives de rappel en fin de journée et les clients qui avaient déjà trouvé un autre avocat.
Lors de la mise en place de son télésecrétariat, nous avons fait un point très complet avec Christophe sur ses habitudes, ses besoins et avons mis en place un certain nombre de consignes, en réponse à des questions concrètes et pertinentes relatives à son activité :
- Le domaine d’intervention du cabinet, les matières acceptées et/ou refusées.
- La manière de fixer des rendez-vous en fonction de son agenda (nouveaux clients, rendez-vous de suivi…).
- Le cabinet accepte-t-il de travailler à l’aide juridictionnelle ou avec les assurances Protection juridique ?
- Y a t’il des priorités particulières autorisant le transfert des appels ?
- Quelles sont les instructions en cas d’appel d’un OPJ, de la plateforme Alphadial, du greffe de la permanence, du greffier d’un autre service, d’un commissaire de justice… ?
- La famille le saisissant d’une garde à vue en cours est-elle prioritaire pour un transfert d’appel ?
L’ensemble de ces éléments nous permettent de connaître au mieux son activité et de gérer au quotidien l’ensemble de ses appels sans difficulté. Christophe peut se consacrer à son activité sans encombre et il n’est désormais dérangé que par 1 appel urgent sur 10. La prestation est sans engagement et ne lui coûte mensuellement que quelques dizaines d’euros HT. Le gain de temps et de productivité est ainsi extrêmement élevé comparativement au temps gagné dans la journée, outre la tranquillité d’esprit qui en résulte !
Questions fréquentes - FAQ
Comment fonctionne concrètement un télésecrétariat pour avocat ?
Le fonctionnement d’un télésecrétariat pour avocat est extrêmement simple ! Lors de la mise en place du service, un numéro de téléphone (ligne SDA) vous est attribué, sur lequel vous suffira de faire un transfert d’appel lorsque vous souhaitez que nous répondions aux appels. Il existe 3 types de transfert d’appel qui peuvent être effectués en quelques secondes depuis votre téléphone :
- Le transfert permanent : dans ce cas, votre permanence téléphonique prendra en charge l’ensemble de vos appels entrants.
- Le transfert sur non réponse : dans ce cas, votre téléphone sonnera et l’appel sera transféré à votre secrétariat en cas de non-réponse.
- Le transfert si occupé : Dans ce cas, nous prenons en charge les appels entrants lorsque vous êtes déjà en cours de conversation téléphonique.
Il est facile de passer d’un type de transfert à un autre en quelques secondes.
Lors de chaque appel, nous connaissons vos consignes et fonctionnement et traitons la demande de votre interlocuteur de manière fluide et professionnelle : un message peut être pris et vous est transféré immédiatement, un rendez-vous peut être fixé et vous en êtes notifié sans délai. Nous pouvons également apporter une réponse directement à votre client si nous en recevons l’instruction ou tenter de vous transférer l’appel.
La plupart des avocats ayant recours à notre service nous laissent fixer les rendez-vous avec les nouveaux clients, prendre le message des anciens clients, et transférer les appels liés à la permanence pénale ainsi que de certains confrères.
Y a t'il une durée d'engagement sur une permanence téléphonique ?
Il n’existe absolument aucune durée minimale d’engagement, aucun frais de dossiers, aucun frais de sortie ! Notre clientèle continue de recourir à notre service d’un mois sur l’autre uniquement parce que notre prestation leur emporte satisfaction.
Quelle est la meilleure permanence téléphonique pour avocat ?
Il n’existe pas de « meilleure permanence » téléphonique mais certains services répondent mieux aux besoins de la profession d’avocat.
Nous faisons preuve d’une véritable flexibilité dans le traitement de vos appels, lesquels sont répondus en un temps record. Nous comprenons totalement les contraintes liées à la profession d’avocat et adoptons une posture professionnelle et apaisante lors des conversations téléphoniques, ce qui nous permet d’avoir de très bons retours sur la qualité de nos appels.
Nous mettons un point d’honneur à respecter scrupuleusement les consignes que vous nous transmettez pour ne pas vous déranger inutilement au cours de la journée. En cas de difficulté, nous nous basons sur notre expérience pour choisir l’option qui permettra d’attendre votre retour tout en préservant les intérêts de votre cabinet.