Comment bien choisir sa permanence téléphonique ?

Dans un monde où chaque appel peut représenter une opportunité, confier sa gestion téléphonique à une permanence professionnelle est devenu un véritable levier de croissance. Mais encore faut-il bien la choisir. Face à l’abondance des offres sur le marché, comment savoir laquelle sera vraiment adaptée à votre activité, vos besoins et vos exigences ?

Notre permanence, spécialisée dans la gestion des lignes téléphoniques médicales et juridique depuis plusieurs années, se fonde sur plusieurs principes indérogeables pour garantir une qualité de service en toute circonstance. Nous vous révélons ici quelques conseils qui pourront vous aider à faire votre choix.

 

Comprendre vos besoins en matière de réception des appels téléphoniques

Avant même de comparer les différentes permanences téléphoniques, il est essentiel de définir précisément vos attentes. Tous les profils d’entreprises ne se ressemblent pas et il est important de déterminer avec précision ses besoins afin de pouvoir rechercher la solution la plus adaptée.

Plusieurs questions entrent en considération :

• Avez-vous besoin d’une couverture totale, de l’ouverture à la fermeture, ou seulement en dehors de vos horaires habituels ?
• Vos appels nécessitent-ils un filtrage précis ?
• Souhaitez-vous une simple prise de messages ou une gestion complète de votre agenda ?
• Vous faut-il une prestation pour les appels « en débordement » que votre équipe ne pourrait pas traiter ?

Chaque entreprise est unique. Une permanence téléphonique efficace est celle qui s’adapte à votre organisation, et non l’inverse.

Privilégier l’expertise métier au tarif de la permanence

Toutes les permanences téléphoniques ne se valent pas. Certaines se spécialisent dans des secteurs spécifiques : médical, juridique, immobilier, artisanat… Et cette spécialisation est loin d’être un détail. Par exemple, une permanence dédiée aux avocats saura gérer les contraintes de confidentialité et les urgences liées aux audiences, tandis qu’une permanence pour professionnels de santé maîtrisera la relation patient et le langage médical.

Pauline Manzetti, fondatrice de la permanence MP Secrétariat, bénéficie de plusieurs années d’expérience dans les secteurs médical et juridique. Son savoir-faire vous permettra de bénéficier d’un service fiable et réactif, fondé sur l’expérience et la relation avec vos clients ou patients.

Le tarif n’est pas le premier critère à privilégier, car les appels sont facturés à l’unité. Or, un appel traité par une permanence téléphonique qui manque d’expérience entraînera un appel correctif en suite, qui sera également facturé. Vous pourriez-donc rapidement être amené à payer le double de la prestation réelle du fait d’un manque de compétence !

 

L’importance de la qualité d’écoute et de la relation client dans le cadre d’un télésecrétariat

Votre permanence téléphonique devient la première voix que vos clients entendent. C’est elle qui incarne votre image, souvent avant même que vous n’interveniez personnellement. L’amabilité, la clarté du discours, l’attention portée à chaque appel sont des critères fondamentaux.

N’hésitez pas à demander à faire un test ou à écouter des exemples d’appels. Une bonne permanence met en valeur votre entreprise autant qu’un bon site internet ou qu’un accueil physique de qualité.

Votre permanence téléphonique devra répondre avec le sourire et l’entrain nécessaire. Elle fera face à des clients parfois stressés, parfois mécontents, parfois perdus… Il ne s’agit donc pas uniquement de se contenter de prendre un appel ou un message, mais bien d’adopter une tonalité et une posture qui soit cohérente pour votre image professionnelle et rassurante, humaine pour vos clients.

 

Un service fluide et disponible sans discontinuité

Derrière chaque télésecrétaire, il y a une infrastructure. Et celle-ci doit être à la hauteur : logiciel de gestion d’agenda intuitif, messagerie sécurisée, alertes en temps réel, accès à vos messages à distance, etc. Une technologie obsolète ou peu ergonomique peut nuire à la réactivité du service.

Chez MP Secrétariat, nous utilisons une technologie qui nous permet de rapprocher en un coup d’œil les appels entrants avec la fiche du client concernée. Votre télésecrétaire ne répond pas « par surprise » mais a connaissance de l’historique de votre client avec le secrétariat, ce qui ajoute une plus-value considérable à la prestation proposée.

 

La flexibilité et l’adaptabilité du service

Votre activité évolue, votre volume d’appels aussi. Il est donc crucial de choisir une permanence capable de s’adapter : horaires étendus pendant les périodes de forte activité, prise en charge ponctuelle lors des congés, ou encore renfort temporaire pour gérer des campagnes d’appels sortants.

Il est nécessaire d’opter pour une permanence capable de s’adapter et d’évoluer avec votre existence professionnelle. Vos consignes pourront être amenées à évoluer, à être complétées, modifiées, parfois de manière définitive ou simplement pendant vos congés. Dans tous les cas de figure, votre télésecrétariat est la continuité de votre entreprise.

Le secteur juridique est d’ailleurs friand des solutions de télésecrétariat durant les vacations. Les périodes de vacances judiciaires sont l’occasion pour les professionnels du droit de faire appel à un télésecrétariat avocat pour ne pas rater de nouveaux clients durant la période estivale.

 

La transparence tarifaire de la permanence téléphonique

Méfiez-vous des offres trop vagues ou trop alléchantes. Certaines permanences affichent des prix très bas mais multiplient les frais cachés : coût par appel, facturation à la seconde, options payantes… Il est nécessaire d’avoir un visuel dès le départ sur l’ensemble des tarifs pratiqués par votre télésecrétariat.

Un bon prestataire doit être clair sur ses tarifs dès le départ. Idéalement, vous devez pouvoir estimer vos coûts à l’avance, sans mauvaise surprise. Dans tous les cas, un contrat préalablement conclu avec votre prestataire vous permettra de connaître le mode de calcul de sa rémunération et de connaître le coût prévisible de son intervention.

Notre équipe est disponible pour toute question sur la mise en place d’un télésecrétariat au 07.84.05.83.60 ou par email à l’adresse contact@mp-secretariat.fr.